Помогите описать в общих чертах алгоритм реализации (я не прошу код так как в состоянии написать самостоятельно, просто возникли трудности в реализации)

Суть такова:
При заходе на сайт виден список файлов
Юзеры (аккаунты создаются адинистратором) логинятся на сайте, в специальную форму добавляют ссылку на файл и описание, выбирают категорию
скрипт добавляет данные в базу
далее что-то извлекает эти данные из базы, качает и после скачивания добавляет в базу информацию о ссылке на файл на сервере, после чего файл появляется в общем списке на сайте. (вот тут собственно и проблемы)
через определенный промежуток времени файлы удаляются с сервера.
Так же на странице пользователя показывается информация о его добавленных закачках (которые ожидают и которые уже находятся в обработке)