Извиняюсь но поработаю "археологом" и топну эту тему по причине того как реализовал данную задачу.

Нашел в шаблонах поле "Копия письма" в "значении по дефолту" вписал адрес куда слать копию и сделал это поле невидемым "Hide"

То есть при создании письма в поле по дефолту стоит адрес ящика в котором шеф проверяет исходящии письма юзеры в свою очередь не могут его изменить.

Спасибо "[Suicide]" за напоминание об этой теме.