А теперь небольшая адаптация ситуации под Российские реалии.

1. Бэкапчик где-нибудь в подвале/соседнем здании должен постоянно делаться.

.SpoilerTarget" type="button">Spoiler: Не столь важно:
Не стоит при этом забывать о том, что бэкапчик должен быть в работоспособном состоянии. Т.е. нормально восстанавливать всё необходимое.

Не стоит хранить данные в облаках. Они всегда должны быть по рукой, и при том исключительно вашей.

2. Лицензии на используемый софт должны быть как минимум закуплены заранее. Т.е. они должны быть как минимум по документам.

.SpoilerTarget" type="button">Spoiler: Не столь важно:
Именно тот софт, который используется повседневно при работе и работа без которого будет максимально затруднена.

Например: Майкрософт Виндовс, Офис, 1С - нужно закупить, STDU Viewer - можно не покупать.

Крякнут ли этот софт - вопрос третий, немаловажный, но всё же не основной. Количество установленного и количество закупленного - должно хотя бы примерно совпадать.

3. Хранение данных.

.SpoilerTarget" type="button">Spoiler: Развернуть подробнее:
Данные (документы) храним исключительно на СХД в зеркалируемом рейде. Любые USB накопители - отключены. Это для минимизации хищений информации со стороны сотрудников.

4. Дипломатия.

.SpoilerTarget" type="button">Spoiler: Ну вы сами понимаете, что:
это основа любого бизнеса в России. Не будь жадным и люди к тебе потянутся.

Как правило в крупных фирмах все подобные нюансы давно обговорены и проверки не приходят вообще внезапно. А если и приходят - то только формально.

Что я хотел донести этим.

.SpoilerTarget" type="button">Spoiler: Или для самых маленьких.
Работу стоит выбирать тщательно. Смотреть в оба глаза. "Ой, фигня" потом может вылезти боком. При любом раскладе виноват админ. Получают все, но виноват админ. Даже если вы ставите левый софт - это уже идет как "по предварительному сговору" (или почему не стоит говорить: "Начальство приказало установить кряк не купленной винды".)

И не забывайте, лучшее средство дешифровки - это паяльник, разогретый в нужное время, в нужном месте и до нужной температуры.

Если будет конструктив по теме - задавайте. Постараюсь ответить в меру.